Differenze tra dematerializzazioni e digitalizzazioni per le imprese
La dematerializzazione dei documenti cartacei è un passaggio inerente a tutti i passaggi che riducono al minimo i tempi morti nei determinati processi. Per dar vita a situazioni efficienti e incrementare la produttività sul mercato, è essenziale scongiurare qualsiasi tipo di spreco. A tal proposito, tocca risparmiare su tempo, risorse e ovviamente denaro.
Quali sono le differenze tra dematerializzazione e digitalizzazione? Savino Solution spiega che le imprese che riescono a garantire una maggior efficienza su ciascuna operazione, prescindendo da ogni supporto cartaceo, si stanno dirigendo al meglio verso la lean organization e sulla dematerializzazione cartacea.
Spesso si tendono a utilizzare due termini ben precisi, ossia dematerializzazione e digitalizzazione. Sono due parole molto diffuse negli ultimi anni, ma non è facile coglierne la differenza. Entrambe appartengono a una strategia aziendale precisa e dettagliata, che conduce le aziende a partecipare in maniera attiva al progetto globale della riduzione dello spreco di carta.
La digitalizzazione dei documenti è mirata al conseguimento di un mondo più pulito e meno inquinato. Entrando nei particolari, la dematerializzazione consiste nella semplice trasformazione di un documento dalla forma cartacea a quella digitale. Tuttavia, un processo simile presenta alcuni limiti, come l’esigenza di aggiungere al suo interno un timbro o una firma.
Per ciò che concerne la digitalizzazione, si tratta della conversione di documenti già nella relativa forma. Per esempio, una fattura in formato PDF generata in maniera automatica da un software gestionale va incontro a un simile processo. Di conseguenza, quando si sta utilizzando l’espressione dematerializzazione cartacea, ci si riferisce a un’azione che converte i documenti cartacei in una loro proiezione digitale.
L’operazione in questione inizia da una scansione attenta dei vari documenti. Quindi, si procede con la creazione di un vero e proprio sistema di archiviazione, affinché sia possibile sapere in pochi clic la collocazione esatta di ogni documento. Grazie alla digitalizzazione dei documenti, cercare i dati all’interno di questi ultimi diventa molto più semplice e soddisfacente. Al tempo stesso, anche la produttività potenziale può crescere a vista d’occhio.
I vantaggi principali della dematerializzazione dei documenti per un’azienda
La dematerializzazione dei documenti può nascondere numerosi vantaggi molto rilevanti. Il primo fattore da tenere in considerazione riguarda la chance di liberarsi dalla presenza fastidiosa di chili e chili di scartoffie aziendali. Al tempo stesso, l’abbattimento dei costi si nota fin da subito, specie per quanto riguarda la stampante e le sue relative manutenzioni.
Grazie a dematerializzazione e digitalizzazione, individuare un documento tramite una rapida ricerca sul computer diventa molto più semplice. Inoltre, è possibile archiviare con una certa facilità ogni singolo documento. Al tempo stesso, chi vuole può riprodurre i documenti conformi all’originale senza alcun tipo di limitazione. Con tali premesse, è possibile ridurre al minimo ogni spesa di gestione.
Un altro aspetto molto rilevante riguarda l’eliminazione di tutti quegli spazi che, di norma, vengono dedicati all’archiviazione dei suddetti documenti. Si tratta di un beneficio non di poco conto, che rende la dematerializzazione dei documenti cartacei un accorgimento essenziale. A tutto ciò, bisogna aggiungere la prospettiva di cancellare un’ulteriore voce di spesa, ossia l’uso di addetti che si dedicano all’archiviazione dei vari documenti.
Perché digitalizzare i documenti?
Chi decide di effettuare la digitalizzazione dei documenti ha maggiori probabilità di restare al passo con i tempi e di interagire in maniera sicura e immediata con i partner commerciali. Un accorgimento del genere facilita la condivisione in tempo reale dei documenti, tramite un’informazione rapida di tutti gli interessati.
Una volta compiuta tale operazione, è possibile usufruire di dati di vario genere. Ci sono documenti formati da testi e immagini, contenuti multimediali sotto forma di video, elementi interattivi e tanto altro ancora.
